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Módulos de ERP para bodegas VinoTEC

Visión general

VinoTEC incluye todos los módulos de gestión empresarial disponibles en Dynamics 365 Business Central, la nueva generación del ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision). De él toma la funcionalidad de gestión, a la que incorpora capacidades técnicas específicas del sector vitivinícola para administrar con agilidad los procesos de cultivo, elaboración y crianza integrándolos en los circuitos administrativos, financieros, logísticos, compras y ventas, marketing… ¡Veamos cómo!

La contabilidad de VinoTEC – Dynamics 365 Business Central ofrece herramientas flexibles para configurar una empresa y registrar su plan de cuentas, diarios generales, impuestos y comunicaciones telemáticas con la AEAT… Contempla capacidad multi-empresa, multi-divisa y multi-ejercicio, que garantiza la compatibilidad de movimientos entre empresas; una buena dinámica de operaciones financieras; y una adecuada consolidación de diferentes planes de cuentas en una empresa combinada o matriz.

Algunas de sus características más relevantes son:

  • Plan contable
  • Consolidaciones
  • Informes financieros
  • Contabilidad financiera y analítica
  • Contabilidad de costes
  • Tesorería
  • Presupuestos contables
  • Flujo de efectivo
  • IVA
  • Intrastat
Aporta en tiempo real una visión global de los activos fijos de la organización y ayuda a supervisar su ciclo de vida (registro, seguimiento, amortización y baja). Aporta visibilidad del estado de los costes, amortizaciones y transacciones de activos.
La funcionalidad local española de bancos y cartera permite utilizar documentos específicos, como letras y pagarés, para administrar pagos de clientes y proveedores a través de múltiples entidades financieras. «Cartera» atiende a los documentos de cartera a cobrar y documentos de cartera a pagar. Permite crear, operar y administrar múltiples cuentas bancarias ajustándose a las necesidades de cada compañía y diferentes monedas. Funcionalidades destacadas: Gestión bancaria; Cartera de cobros y pagos; Remesas y órdenes de pago; SEPA; Conciliación bancaria – Norma 43

Permite organizar y agrupar contactos y clientes en función de características comunes (grupos de industria, tipo de relación profesional, listas de correo, perfiles…) para poderlos segmentar, vincularles campañas informativas o promocionales (descuentos o precios especiales), tareas (llamadas, reuniones, otras), comentarios, oportunidades (pipeline) y dejar reflejo histórico a través de interacciones. Por su estrecha relación con los ficheros de clientes, proveedores y bancos, la información común se sincroniza, anticipándose a posibles duplicados.

Además, su integración natural con Microsoft 365, favorece la integración de CRM con Exchange (calendario, tareas y correos electrónicos), Teams, OneNote, Excel y Word; así como con las herramientas de Business Intelligence proporcionadas por Power BI o con las utilidades avanzadas de CRM proporcionadas por Dynamics 365 for Sales y otras aplicaciones de Dynamics 365 Customer Engagement.

VinoTEC ERP enriquece las capacidades nativas de gestión comercial proporcionadas por Dynamics 365 Business Central con desarrollos específicos para el sector vitivinícola sujetos a licenciamiento adicional.

  • Se consigue un manejo ágil y eficaz de clientes; tarifas y descuentos; términos y formas de pago; ofertas de venta; pedidos y devoluciones; facturas y abonos; riesgo en clientes; envíos de venta; transportistas; presupuestos generales de ventas… considerando particularidades sectoriales, tales como la gestión de entrega de muestras y obsequios; el control de estuches; o las relaciones con la gran distribución: plataformas EDI; distribuidores (abonos de compensación por entregas efectuadas en nombre de la bodega); personalización de productos; descuentos por volumen; objetivos de venta por vendedor, grupos de mercado o clientes; cargos adicionales de las grandes superficies; cuentas de explotación por cliente…

  • Por su parte, las relaciones con las bodegas que trabajen con un e-commerce desarrollado en PrestaShop, Magento o WooCommerce podrán implementar un conector capaz de sincronizar su tienda online (clientes, precios, stock, pedidos…) con el ERP.
Como contrapartida al módulo de Ventas y Cobros, la funcionalidad de VinoTEC -Dynamics 365 Business Central para el módulo de Compras y Pagos está dirigida a administrar las operaciones de aprovisionamiento, la relación con proveedores y a optimizar la gestión de caja. Entre otras funciones, el módulo posibilita la gestión de proveedores, tarifas y descuentos, términos y formas de pago, presupuestos de compra, pedidos y devoluciones, facturas y abonos de compra, y el manejo de múltiples estadísticas e informes de compras y pagos.
Una adecuada gestión de la cadena de suministro y del stock supone, entre otras cuestiones, garantizar un aprovisionamiento y custodia eficiente de productos, subproductos, productos intermedios; almacenes y ubicaciones; también, manejar listas de materiales (BOM), productos sustitutivos; operar con referencias cruzadas de códigos de barras; manejar disponibilidades; trazabilidad de lotes y caducidades; o poder realizar previsiones de demanda a partir de diversos métodos de cálculo, entre otras cuestiones.

La gestión de recursos permite administrar adquisiciones y ventas de equipamiento; asociarlo a calendarios de planificación; establecer capacidades y disponibilidades; definir trabajos y realizar análisis de costes y rentabilidad para recursos y grupo de recursos.

Permite agrupar y controlar la información relevante de los empleados y organizarla de acuerdo con distintos criterios como la experiencia, competencias, nivel académico, formación recibida y pertenencia a colectivos. Posibilita administrar ofertas de empleo en la organización y manejar una lista de candidatos idóneos para cubrir los puestos. También contempla la gestión de beneficios y recursos de la compañía como claves de acceso, llaves, tarjetas de crédito, ordenadores y vehículos de empresa. Permite registrar ausencias y asociar diferentes domicilios y nombres de familiares a los empleados.

Garantiza la correcta ejecución y rentabilidad de los proyectos con capacidades de planificación, aprovisionamiento, gestión de costes y facturación.
La funcionalidad más destacada de administración de proyectos incluye: asignación de recursos a proyectos; manejo de hojas de horas; administración de presupuestos y suministros de proyectos; imputación de tiempos, recursos y costes de proyectos; análisis del progreso (método WIP) y rendimiento del trabajo, facturación de proyectos.

La aplicación administra costes y trabajos de campo en fincas, parcelas y explotaciones. En concreto, su funcionalidad presta una atención especial al consumo de mano de obra, el empleo de maquinaria agrícola y la aplicación de tratamientos con productos fitosanitarios.
Capacidades destacadas: administración de parcelas de cultivo y explotaciones; gestión de partes de cultivo; elaboración e impresión de cuadernos de campo. Adicionalmente, es posible desarrollar análisis agroclimáticos, estableciendo conexión con aplicaciones de captura de datos en campo (estaciones meteorológicas) que aportan información acerca de los estados fenológicos, meteorología e incidencias.

Permite gestionar con precisión y agilidad los procesos de vendimia, las operaciones de facturación y el pago a proveedores agrarios. El módulo se organiza en áreas funcionales:

1. Vendimia. Permite administrar tickets de recepción, variedades de uva y analíticas; gestionar rendimientos; controlar envases; elaborar declaraciones de producción y explorar estadísticas de vendimia. De forma opcional es posible establecer conexiones con básculas.

2. Facturación de vendimia. Permite administrar las relaciones con agricultores; establecer precios de compra; administrar contratos; definir bonificaciones y penalizaciones; gestionar traspasos entre agricultores; realizar procesos de facturación; explorar estadísticas de vendimia y calcular el IRPF.

3. Pagos de vendimia. Permite administrar pagos anticipados, pagos contra factura, y realizar liquidaciones de cosecha.

Proporciona funcionalidad para realizar ensayos, simulaciones y analíticas de muestras en laboratorio. Permite conectividad con analizadores. Ayuda a gestionar con eficacia múltiples parámetros analíticos y grupos de parámetros (por ejemplo, valores de grado alcohólico, color y acidez); a sistematizar el trabajo de los equipos de laboratorio con el uso de plantillas de análisis; y a llevar una trazabilidad rigurosa de las analíticas efectuadas en los trabajos de campo, a lo largo del ciclo productivo, o en fases posteriores de seguimiento, prevención, análisis y mejora.
Sobresale la funcionalidad de análisis de laboratorio con parámetros relacionados y formulación condicionada.

El módulo gestiona los procesos que transforman los graneles de entrada en productos (granel) intermedios, subproductos o productos finales. Administra los insumos de mano de obra (personal y máquinas); el consumo de recursos (productos enológicos, materias primas…); los trabajos en bodega (coupages, mezclas, trasiegas, tratamientos…); la gestión de costes; el control de los movimientos de almacén (depósitos, naves de barricas, botelleros…) y la gestión de mermas.
Proporciona una correcta configuración para administrar graneles, realizar homogeneizaciones, monitorizar la llevanza de trazabilidad (seguimiento de lotes producto) y mantener un control exhaustivo de las órdenes de elaboración en el momento de editar y/o registrar líneas de consumo, subproductos, productos de salida, mermas o comentarios.

Este módulo enriquece la funcionalidad aportada por la gestión de bodega aportando capacidades para administrar con agilidad las naves de barricas, botellero, o las etapas de crianza de vino conforme a las exigencias descritas por las distintas denominaciones de origen.
  • Establece los escandallos que intervienen en el proceso de producción (botella, corcho, granel, etiqueta, contra, cápsula, etc.). Los escandallos se pueden configurar con productos y recursos (coste/hora línea de embotellado, personal, etc.).
  • Permite definir el sistema de reposición (compra u orden de producción), la política de fabricación (contra pedido o contra stock) y el detalle del sistema de planificación (política de reaprovisionamiento, ciclo de reaprovisionamiento, punto de pedido, stock de seguridad, stock máximo y mínimo, etc.).
  • Permite generar órdenes de envasado referentes tanto a vino vestido como a botellero, y quedará automatizado el descuento de las materias primas y auxiliares. En la operativa se dan de baja las materias primas utilizadas durante el proceso de envasado y se da entrada a los productos resultantes, regulando al mismo tiempo el stock de cada uno de los componentes. El usuario puede intervenir seleccionando materias sustitutivas o realizando ajustes en las cantidades consumidas.
  • Ofrece capacidades de previsión y planificación de la producción a través de la gestión de la demanda de compras. Permite métodos de cálculo de demanda MPS (permite conocer en base a los pedidos de venta y los pronósticos de demanda qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos deben tenerse terminados) y MRP (sistema de planificación de la producción y de gestión de stock que responde a las preguntas qué, cuánto y cuándo fabricar y/o aprovisionar).
  • La gestión de la trazabilidad ofrece un registro exhaustivo y visual (árboles de trazabilidad) de todos los movimientos que ha sufrido un producto durante el proceso productivo y su expedición, cubriendo los orígenes y destinos de cada escandallo y producto terminado. Opcionalmente, es posible identificar cada una de las unidades individuales vendidas a cada cliente (trazabilidad por botella). Vea un caso práctico.
  • La gestión de trazabilidad permite llevar un control de la trazabilidad hacia adelante, de la trazabilidad hacia atrás, y de la trazabilidad de los costes asociados al proceso productivo y comercial.
  • La ficha técnica de trazabilidad proporciona información resumida originada con la trazabilidad del producto y lote indicado, atendiendo a sus orígenes (variedades, agricultores, parcelas), crianza (depósitos, tipos de barrica, origen, añada, etc.) y a los trabajos realizados en los procesos de elaboración.

El sistema recorre los movimientos de producto (vino) y automatiza el cálculo y la generación, en soportes magnéticos o impresos, de las declaraciones exigidas por organismos sectoriales, provinciales o autonómicos que regulan la producción de productos sujetos a impuestos especiales.

  • Clasificación: Vinos DOP, Vinos IGP, Vinos Sin IGP, Vinos Varietales.
  • Libro de despacho.
  • Libro de envasado.
  • Libro de etiquetado.
  • Libro de entradas y salidas prácticas sometidas a registro.
  • Libro de prácticas enológicas.
  • Libro de registro de entrada y salida de vino de calidad.

Tramita los documentos de acompañamiento electrónicos (e-DA) estableciendo comunicación con los servicios informáticos de la AEAT siguiendo la normativa europea EMCS que, entre otras, afecta a empresas fabricantes y distribuidoras de productos alcohólicos sujetos a impuestos especiales, incluyendo vino, cava, aguardiente, cerveza, brandy, licor, orujo, y otros productos intermedios destilados. Funcionalidades:

  • Obtención del número ARC.
  • Gestión de números de CAE.
  • Administración ágil de destinatarios, expedidores y establecimientos.
  • Generación de e-DAA.
  • Gestión de mensajes procesados por la AEAT.
  • Gestión del histórico de los números ARC relacionados con albaranes y facturas.

Facilita la elaboración y presentación de declaraciones relativas a impuestos relacionados con ventas, mermas o existencias de productos sujetos a impuestos especiales (IIEE). Cuenta con una actualización permanente para cumplir con normativa exigida por la Agencia Tributaria (AEAT) y las haciendas forales del País Vasco y Navarra. Administra y sincroniza la llevanza de la contabilidad de los Impuestos Especiales entre VinoTEC – Dynamics 365 Business Central y la Sede electrónica de la AEAT. Resuelve los siguientes escenarios:

  • Declaraciones de Impuestos Especiales por la venta de productos alcohólicos.
  • Contabilidad de Existencias.
  • SILICIE (Suministro Inmediato de Libros de Información Contable de Impuestos Especiales).

Permite realizar las declaraciones de vino y mosto de forma telemática mediante la aplicación INFOVI (Sistema de Información Vitivinícola) habilitada por el Ministerio de Agricultura, a través de la Agencia de Información y Calidad Alimentaria (AICA). Para poder acceder a INFOVI es necesario que los operadores estén inscritos previamente en el Registro de Operadores Vitivinícolas (REOVI).
Funcionalidades destacadas:

  • Generación, edición y registro de las declaraciones INFOVI en VinoTEC – Dynamics 365 Business Central.
  • Extracción del fichero XML acorde con el formato exigido por el MAGRAMA.
  • Impresión de la declaración INFOVI.
Ayuda a las bodegas y cooperativas que aplican o comercializan productos fitosanitarios a presentar al Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación (MAPA) el Registro Electrónico de Transacciones y Operaciones (RETO) de sus operaciones de compra y venta de productos agroquímicos.
Responde a los requisitos establecidos en Real Decreto 285/2021 y Real Decreto 1311/2012, que tienen como fin último garantizar una trazabilidad integral de la cadena de suministro de productos fitosanitarios.

Establece conexión con el buzón de la plataforma EDI seleccionada siguiendo formatos estándares internacionales de comunicación. Posibilita la recepción de pedidos de compra y la emisión de albaranes y facturas de venta con los operadores definidos, sean compañías minoristas o grandes superficies. Capacidades destacadas:

  • Aporta conectividad con las principales plataformas EDI que operan en España, tales como EDICom, Generix o Seres.
  • Permite la personalización de campos según las necesidades particulares de cada cliente / operador.
  • Simplifica la configuración de tipos de embalaje y puntos operacionales, a demanda de cada compañía.
  • Facilita la emisión automática de los documentos de albaranes EDI y facturas EDI a partir del histórico de pedidos EDI, conciliándolos con sus homólogos estándares (pedido, albarán factura) de VinoTEC – Dynamics 365 Business Central.
  • Posibilita la impresión de packing lists.
  • Permite la generación del fichero EDI COACSU para la gestión de facturas a través de centrales de pago.

Dinamiza la operativa diaria de las cooperativas vitivinícolas en sus relaciones con los socios, la administración de crédito y la venta minorista a socios. Funcionalidades clave:

  • Gestión de socios: capital social, registro vitícola, facturación y pagos anticipados, liquidación de campañas.
  • Control de ventas a socios: facturación de gasóleo, venta de fitosanitarios

Esta funcionalidad administra la sección de crédito de las cooperativas. Proporciona las herramientas necesarias para administrar la sección de crédito de las cooperativas vitivinícolas con sus socios. Son las siguientes:

  • Libretas de ahorro, en las que se harán ingresos y reintegros por parte de los socios o por parte de cotitulares autorizados.
  • Libretas de imposiciones.
  • Préstamos. La cooperativa puede conceder préstamos garantizados en función del valor de la cosecha o de imposiciones abiertas que tenga el futuro prestatario.
  • Diarios de ventanilla.
A través de un espacio web establece comunicaciones seguras entre la bodega / cooperativa y sus viticultores / socios cooperativistas para compartir información personal recogida en el ERP. Entre otros contenidos se muestran detalles de parcelas, información de rendimientos, desgloses de entregas, facturación pendiente de compras o ventas, capital social

Facilita la definición, seguimiento y evaluación de las políticas de calidad atendiendo a normas, hitos y procedimientos internos. Facilita la supervisión de controles y alertas, documentación, mantenimientos, calibraciones, homologaciones, evaluaciones, reclamaciones, tareas, indicadores…
Este módulo se organiza en siete gránulos:

  • Calidad de producto. Atiende cuestiones relacionadas con certificaciones; especificaciones técnicas y de diseño; control de calidad de producto en compras; control de calidad de producto en producción.
  • Evaluación de proveedores. Responde a los requisitos y mecanismos de evaluación y homologación de proveedores. Administra las reclamaciones a proveedor.
  • Control de maquinaria. Organiza las evaluaciones de maquinaria, sus calibraciones y operaciones de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Control de empleados. Supervisa acreditaciones; controla suplencias; administra perfiles de trabajo; organiza la trayectoria profesional y la formación de empleados. Establece responsabilidades de material.
  • Evaluación de riesgos y oportunidades. Se fundamenta en la gestión de procesos, la identificación de riesgos y la toma de decisiones.
  • Gestión de no conformidades. Su núcleo funcional recae en la gestión de incidencias de no conformidad y el establecimiento de acciones correctivas y acciones de mejora. También incluye la administración de reclamaciones y encuestas de clientes.
  • Planificación y mejora. Define y asigna tareas; establece indicadores; verifica tareas y objetivos. Recopila observaciones y establece costes de no calidad.
Agiliza los procesos de cobro en la enotienda o mostrador de atención al cliente. Proporciona una interfaz táctil, conectada al ERP, para manejar con agilidad arqueos de caja, artículos y familias de productos, tarifas y tickets. Permite trabajar con control de stock y venta por código de barras.

VinoTEC ERP cuenta con más de 100 desarrollos adicionales para dar respuesta a los procesos operativos de los negocios vitivinícolas. Destacamos los siguientes:

  • Muestras, obsequios y promociones.
  • Gestión de atípicos.
  • Gestión de cupos.
  • Venta en primeur.
  • Trazabilidad comercial (por botella)
  • Gestión interempresas.
  • Portal de operaciones (producción, preparación de pedidos, ajustes de inventarios).
  • Gestión de subvenciones.
  • Integración con herramientas de punto de venta (tiendas online, CRM, plataformas logísticas, marketplaces…)