VinoTEC incluye todos los módulos de gestión empresarial disponibles en Dynamics 365 Business Central, la nueva generación del ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision). De él toma la funcionalidad de gestión, a la que incorpora capacidades técnicas específicas del sector vitivinícola para administrar con agilidad los procesos de cultivo, elaboración y crianza integrándolos en los circuitos administrativos, financieros, logísticos, compras y ventas, marketing… ¡Veamos cómo!
La contabilidad de VinoTEC – Dynamics 365 Business Central ofrece herramientas flexibles para configurar una empresa y registrar su plan de cuentas, diarios generales, impuestos y comunicaciones telemáticas con la AEAT (SII), diarios periódicos…
Contempla capacidad multi-empresa, multi-divisa y multi-ejercicio, que garantiza la compatibilidad de movimientos entre empresas; una buena dinámica de operaciones financieras por empresas; y una adecuada consolidación de diferentes planes de cuentas en una empresa combinada o matriz.
Algunas de sus características más relevantes son:
La funcionalidad local española de bancos y cartera permite utilizar documentos específicos, como letras de cambio y pagarés, para administrar pagos de clientes y proveedores a través de múltiples entidades financieras. «Cartera» atiende a los documentos de cartera a cobrar (administrar las facturas generadas a partir de facturas de ventas) y documentos de cartera a pagar (administrar documentos a pagar generados a partir de facturas de compra o del diario cartera).
La gestión de bancos permite crear, operar y administrar múltiples cuentas bancarias ajustándose a las necesidades de cada compañía y diferentes monedas.
Las funciones de marketing de VinoTEC – Dynamics 365 Business Central permiten organizar y agrupar contactos y clientes en función de características comunes (grupos de industria, tipo de relación profesional, listas de correo, perfiles…) para poderlos segmentar, vincularles campañas informativas o promocionales (descuentos o precios especiales), tareas (llamadas, reuniones, otras), comentarios, oportunidades (pipeline) y dejar reflejo histórico a través de interacciones. Por su estrecha relación con los ficheros de clientes, proveedores y bancos, la información común se sincroniza, anticipándose a posibles duplicados.
Además, su integración natural con Microsoft 365, favorece la integración de CRM con Exchange (calendario, tareas y correos electrónicos), Teams, OneNote, Excel y Word; así como con las herramientas de Business Intelligence proporcionadas por Power BI o con las utilidades avanzadas de CRM proporcionadas por Dynamics 365 for Sales y otras aplicaciones de Dynamics 365 Customer Engagement.
Como contrapartida al módulo de Ventas y Cobros, la funcionalidad de VinoTEC -Dynamics 365 Business Central para el módulo de Compras y Pagos está dirigida a administrar las operaciones de aprovisionamiento, la relación con proveedores y a optimizar en el negocio los servicios de gestión de caja.
Entre otras funciones, el módulo posibilita la gestión de proveedores, tarifas y descuentos, términos y formas de pago, presupuestos de compra, pedidos y devoluciones, facturas y abonos de compra, y el manejo de múltiples estadísticas e informes de compras y pagos.
Una adecuada gestión de la cadena de suministro y del estocaje supone, entre otras cuestiones, garantizar un aprovisionamiento y custodia eficiente de productos, subproductos, productos intermedios; almacenes y ubicaciones; también, manejar listas de materiales (BOM), productos sustitutivos; operar con referencias cruzadas de códigos de barras; manejar disponibilidades; trazabilidad de lotes y caducidades; o poder realizar previsiones de demanda a partir de diversos métodos de cálculo, entre otras cuestiones.
La aplicación permite llevar un control exhaustivo de las propiedades de las parcelas; de la evolución de viñedo (recogida de datos con dispositivos y partes de observaciones); de los trabajos realizados en el campo por los agricultores (partes de trabajo) y de los productos consumidos.
El módulo de campo permite:
Este módulo permite incorporar de forma automática a los procesos de gestión los datos recogidos a través de básculas electrónicas y analizadores; así, en el momento de la entrega, el agricultor y la bodega pueden conocer cuáles han sido los parámetros obtenidos (cantidad, grado, estado sanitario, etc.) y generar los tickets de entrega. En cualquier caso, se trabajará con cartillas de viticultores y precios individualizados para cada viticultor.
VinoTEC permite la definición de penalizaciones e incentivos para las entregas. Con ello es posible potenciar la calidad en las entregas de uva (vendimia seleccionada) y llevar control sobre las producciones máximas permitidas, aspecto clave para aquellas denominaciones cuyos Consejos Reguladores exigen este tipo de control. El módulo de vendimia incluye la facturación a los agricultores, la obtención del listado de declaración de cosecha, anexos oficiales, y atiende las solicitudes de los agricultores para los ajustes en el proceso de facturación (traspasos de la facturación entre agricultores).
Conceptos clave del módulo:
Este módulo proporciona funcionalidad para realizar ensayos y analíticas de muestras en laboratorio.
Un buen manejo contribuye a gestionar con eficacia múltiples parámetros analíticos y grupos de parámetros (por ejemplo, valores de grado alcohólico, color y acidez); a sistematizar el trabajo de los equipos de laboratorio con el uso de plantillas de análisis; y a llevar una trazabilidad rigurosa de las analíticas efectuadas en los trabajos de campo, a lo largo del ciclo productivo, o en fases posteriores de seguimiento, prevención, análisis y mejora.
Sobresale la funcionalidad de análisis de laboratorio con parámetros relacionados y formulación condicionada.
Administrar con éxito esta herramienta implica conocer cómo:
Esta aplicación gestiona los procesos que transforman los graneles de entrada en productos (granel) intermedios, subproductos o productos finales. Administra los insumos de mano de obra (personal y máquinas); el consumo de recursos (productos enológicos, materias primas…); los trabajos y tareas (coupages, mezclas, traslados, tratamientos…); la gestión de costes; el control de los movimientos de almacén (depósitos, naves de barricas, botelleros…) y la gestión de mermas. Proporciona una correcta configuración para administrar graneles, realizar homogeneizaciones, monitorizar la llevanza de trazabilidad (seguimiento de lotes producto) y mantener un control exhaustivo de las órdenes de elaboración en el momento de editar y/o registrar líneas de consumo, subproductos, productos de salida, mermas o comentarios.
Además, por su carácter integrador de procesos, el módulo del ERP posibilita la generación de los documentos de acompañamiento (EMCS) o la conectividad con la funcionalidad de laboratorio (registro de las analíticas enológicas -grado, PH, índice de color, acidez, etc.-).
Este módulo enriquece la funcionalidad aportada por la gestión de bodega aportando capacidades para administrar con agilidad las naves de barricas, botellero, o las etapas de crianza de vino conforme a las exigencias descritas por las distintas denominaciones de origen.
Con el módulo de envasado se realizan las operaciones de embotellado y etiquetado. Contempla la definición de los escandallos de cada uno de los productos que intervienen en el proceso de producción (botella, corcho, granel, etiqueta, contra, cápsula, etc.). Los escandallos se pueden configurar con productos y recursos (coste/hora línea de embotellado, personal, etc.).
Su funcionalidad permite definir para cada producto cuál va a ser el sistema de reposición (compra u orden de producción), política de fabricación (contra pedido o contra stock) y sistema de planificación (política de reaprovisionamiento, ciclo de reaprovisionamiento, punto de pedido, stock de seguridad, stock máximo y mínimo, etc.). Se podrán generar órdenes de envasado referentes tanto a vino vestido como a botellero, y quedará automatizado el descuento de las materias primas y auxiliares. En la operativa se dan de baja las materias primas utilizadas durante el proceso de envasado y se da entrada a los productos resultantes, regulando al mismo tiempo el stock de cada uno de los componentes. El usuario puede intervenir en todo momento en el proceso seleccionando materias sustitutivas o realizando ajustes en las cantidades consumidas.
Adicionalmente, cuenta con capacidades de previsión y planificación de la producción (reposición) a través de la gestión de la demanda de compras. Permite calcular una planificación de cambio neto o una planificación regenerativa utilizando los métodos de cálculo de demanda MPS (permite conocer en base a los pedidos de venta y los pronósticos de demanda qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos deben tenerse terminados) y MRP (sistema de planificación de la producción y de gestión de stock que responde a las preguntas qué, cuánto y cuándo fabricar y/o aprovisionar).
La gestión de la trazabilidad presenta un registro visual exhaustivo de todos los movimientos que ha sufrido un producto durante el proceso productivo y su expedición comercial, cubriendo los destinos de cada uno de los lotes de productos y de cada una de las unidades vendidas a cada cliente. Así se mejora el control de la red comercial.
Este capítulo recoge una descripción general de las capacidades previstas en el ERP VinoTEC para organizar la administración, emisión y presentación de Impuestos Especiales y Libros de declaración.
La gestión de los impuestos especiales está diseñada por la AEAT para compensar el gasto sanitario que provoca el consumo de determinados productos: Alcohol y Bebidas Derivadas; Vino y Bebidas fermentadas; Cerveza; Productos Intermedios; Hidrocarburos y Tabaco. Todos ellos serán considerados productos sujetos a impuestos especiales y, dependiendo de su naturaleza, tendrán un tipo de gravamen u otro. Este módulo establece conexión con los sistemas informáticos de las Agencias Tributarias para presentar de forma telemática las declaraciones de las obligaciones fiscales de los distintos establecimientos.
Por tanto, resulta fundamental una adecuada configuración de establecimientos (CAEs), almacenes, productos o seguimiento de grado alcohólico. Todo ello posibilita un manejo ágil y sólido de los movimientos de impuesto especial, base sobre la que se construyen las declaraciones y comunicaciones a la AEAT.
La funcionalidad proporciona capacidad para gestionar:
SILICIE es la herramienta que la AEAT ha diseñado para implementar un sistema de contabilidad de existencias para los productos sujetos a impuestos especiales en todos los obligados tributarios afectados. Así pues, los titulares de establecimientos autorizados para trabajar con productos sujetos a impuestos especiales deben reportar el estado de sus existencias agrupadas a nivel fiscal.
La legislación nacional dicta cómo se han de llevar esos sistemas de contabilidad de existencias y la forma en la que se debe establecer la comunicación con los servicios informáticos de la AEAT. En el caso de las provincias con haciendas forales (Navarra, Álava, Vizcaya, Guipúzcoa) se articula la aplicación de las leyes generales a través las correspondientes Órdenes Forales derivadas de las Órdenes Ministeriales. El módulo es aplicable en todos los casos.
La funcionalidad de «Envíos de SILICIE» se basa en presentaciones masivas y automatizadas de movimientos (*), que tienen como fuente la información creada por los módulos de ventas, compras, almacén y producción del ERP. Por su parte, el «Diario de SILICIE» es la herramienta que va a permitir presentar los movimientos de SILICIE de forma desasistida para hacer correcciones, o declaraciones de movimientos de forma puntual y manual.
En el escenario de que haya fallado la comunicación con la Agencia Tributaria o la presentación no haya sido válida el registro se cancelará y serán visibles los errores asociados y sus causas para poderlos subsanar.
(*) Movimientos de existencias sujetos a IIEE | Movimientos de materias primas | Movimientos de elaboración | Movimientos de productos terminados.
El módulo de gestión de calidad está desarrollado bajo la Norma ISO 9001 y proporciona un sistema de control basado en los principios generales del ARCPC (Análisis De Riesgos y Control de Puntos Críticos). Este módulo se fundamenta en dos pilares:
Control de Calidad.
Seguimiento, Análisis y Mejora: Proporciona datos actualizados para una toma de decisiones rápida y fiable.
Las incidencias de no conformidad, acciones correctivas y preventivas, reclamaciones… forman parte del conjunto de herramientas que permiten identificar y corregir las condiciones adversas a la calidad, investigar las causas y determinar acciones futuras.
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